Wybierz system PIM, który obsługuje najważniejsze potrzeby Twojego katalogu, jest wygodny dla zespołu i mieści się w budżecie obejmującym także wdrożenie oraz utrzymanie. Oceniaj konkretną wersję produktu wraz z ofertą jej uruchomienia. Ta sama nazwa funkcji może oznaczać inny zakres, zależnie od pakietu, konfiguracji i dodatkowych modułów.
Dobrą decyzję ułatwia kolejność: najpierw określ, czego potrzebuje firma, potem zawęź listę rozwiązań, a na końcu sprawdź najważniejsze różnice w praktyce. W ten sposób łatwiej ocenisz, za które możliwości warto zapłacić i jakie ograniczenia możesz zaakceptować.
Dopasuj PIM do sposobu działania firmy
Dwie firmy z podobną liczbą produktów mogą potrzebować zupełnie innych narzędzi. Producent zarządzający dokumentacją techniczną i wariantami ma inne zadania niż dystrybutor, który codziennie łączy dane od wielu dostawców. Jeszcze inne potrzeby ma zespół rozwijający sprzedaż na kilku rynkach.
Dlatego sama informacja „mamy 30 tysięcy produktów” nie wystarczy do wyboru systemu. Znaczenie mają również złożoność danych, częstotliwość zmian, liczba odbiorców i sposób pracy zespołu.
Zacznij od wskazania problemu, który najmocniej uzasadnia zakup. Może nim być zbyt wolne wprowadzanie nowego asortymentu, ręczne dostosowywanie plików dla kontrahentów albo brak kontroli nad aktualnością opisów.
| Sytuacja w firmie | Co powinno mieć duże znaczenie przy wyborze |
|---|---|
| Dane pochodzą od wielu dostawców | Powtarzalne importy, rozpoznawanie produktów, ujednolicanie wartości i kontrola nadpisywania danych |
| Produkty mają wiele parametrów i wariantów | Elastyczna struktura atrybutów, jednostki, dziedziczenie wartości i relacje między produktami |
| Katalog trafia do różnych odbiorców B2B | Tworzenie zestawów danych dopasowanych do odbiorcy, filtrowanie asortymentu i elastyczny eksport |
| Firma sprzedaje w kilku krajach | Wersje językowe, treści zależne od rynku i kontrola kompletności dla poszczególnych kanałów |
| Nad katalogiem pracuje wiele osób | Uprawnienia, akceptacja zmian, historia edycji i czytelny podział zadań |
Tabela pomaga ustalić priorytety. Nie oznacza, że wszystkie wymienione możliwości muszą znaleźć się w pierwszym etapie.
Jeżeli obecne narzędzia wystarczają, a problem sprowadza się do niejasnego podziału obowiązków, zacznij od uporządkowania odpowiedzialności. Zakup PIM nie rozstrzygnie sam, kto zatwierdza parametry produktu. O tym, kiedy dodatkowy system jest potrzebny, przeczytasz również w artykule PIM a ERP: kiedy dystrybutor potrzebuje obu systemów?.
Które funkcje systemu PIM mają znaczenie przy wyborze?
Lista funkcji staje się użyteczna wtedy, gdy potrafisz połączyć każdą pozycję z zadaniem w firmie. „Obsługa wariantów” to ogólna deklaracja. Możliwość wspólnego zarządzania opisem modelu przy zachowaniu osobnych wymiarów, zdjęć i numerów katalogowych to już konkretny zakres.
Struktura katalogu i możliwość jej zmiany
Sprawdź, czy system pozwala odwzorować Twoje produkty bez sztucznych uproszczeń. Znaczenie mogą mieć różne zestawy parametrów dla poszczególnych kategorii, słowniki, jednostki, warianty, zestawy oraz powiązania z akcesoriami i zamiennikami.
Zwróć uwagę także na późniejsze zmiany. Nowa kategoria asortymentu może wymagać dodatkowych pól lub innego układu informacji. Dowiedz się, które modyfikacje wykona administrator katalogu, a które będą wymagały pracy programisty.
Duża elastyczność ma wartość, jeżeli rzeczywiście jej potrzebujesz. Przy prostym asortymencie łatwa obsługa może być ważniejsza niż możliwość budowania rozbudowanych zależności.
Przyjmowanie i przekazywanie danych
Dla dystrybutora sposób obsługi plików dostawców może być jednym z najważniejszych kryteriów. Oceń, czy raz ustawione reguły da się wykorzystać przy kolejnych aktualizacjach i czy system pozwala kontrolować, które informacje mają zostać zastąpione.
Po stronie odbiorców liczy się możliwość przygotowania różnych zakresów danych z jednego katalogu. Sklep, marketplace i partner B2B mogą potrzebować innych pól, formatów i treści.
Uwzględnij przy tym swój sposób sprzedaży. Jeśli kontrahenci odbierają pliki według własnych specyfikacji, elastyczny eksport może mieć większą wartość niż długa lista konektorów do platform, których nie używasz.
Jakość informacji i praca zespołu
Oceń możliwości wyszukiwania braków, edycji zbiorczej, zatwierdzania treści oraz sprawdzania historii zmian. Sprawdź, czy wymagania dotyczące kompletności można dopasować do rodzaju produktu i kanału sprzedaży.
Wygodę obsługi najlepiej ocenią przyszli użytkownicy. Zaproś do prezentacji osobę, która na co dzień aktualizuje katalog. Jej uwaga o trudnym filtrowaniu lub nieczytelnej edycji kilkudziesięciu produktów może mieć większe znaczenie niż efektowny ekran raportów.
Zdjęcia, dokumenty i wersje językowe
Ustal, jakiego zakresu zarządzania plikami potrzebujesz. Przypisywanie zdjęć i instrukcji do produktów to inny poziom wymagań niż zaawansowana obróbka materiałów, zarządzanie ich wersjami czy prawami do wykorzystania.
Jeśli firma ma już osobny system do zasobów cyfrowych, oceń możliwość współpracy z nim. Nie ma potrzeby przenoszenia każdej funkcji do PIM tylko dlatego, że znajduje się w ofercie.
Przy sprzedaży zagranicznej zweryfikuj także możliwość różnicowania treści według rynku. Dwie oferty w tym samym języku mogą wymagać innych dokumentów, jednostek lub opisów.
Automatyzacja i AI
Oceniaj automatyzację przez zadania, które ma przejąć: ujednolicanie wartości, przypisywanie kategorii, przygotowywanie opisów czy tłumaczenia. Ustal, co uruchamia działanie, jak sprawdza się jego wynik i kto zatwierdza zmiany.
W przypadku AI uwzględnij również koszt użycia, sposób wykorzystania przekazanych danych i czas potrzebny na weryfikację treści. O wartości funkcji decyduje to, ile pracy pozostaje do wykonania po otrzymaniu wyniku.
Ile dopasowania systemu naprawdę potrzebujesz?
Przy każdej ważnej funkcji poproś o wskazanie, jak zostanie udostępniona:
- w standardzie wybranego pakietu;
- po konfiguracji;
- przez dodatkowy moduł lub usługę;
- po wykonaniu prac dedykowanych.
Osobno oznacz możliwości dopiero planowane. Decyzję o zakupie opieraj na zakresie dostępnym albo jednoznacznie uzgodnionym do wykonania.
Jeżeli standardowe funkcje pokrywają najważniejsze potrzeby, otrzymujesz konkretną podstawę do oceny kosztów i terminu uruchomienia. Gdy wiele codziennych zadań wymaga dopisania, sprawdź, czy zakres dodatkowych prac jest uzasadniony.
Rozbudowa może mieć sens przy specyficznych produktach lub procesach, których firma potrzebuje do działania. Każde odstępstwo warto jednak ocenić osobno: czy daje istotną korzyść, czy odtwarza przyzwyczajenie z poprzedniego narzędzia?
Przykładowo, jeśli jedynym powodem dodatkowej funkcji jest zachowanie kolejności kolumn w wewnętrznym arkuszu, prostsza zmiana sposobu pracy może wystarczyć. Jeśli chodzi o relacje między częściami zamiennymi a modelami urządzeń, dopasowanie struktury może być warunkiem użyteczności całego katalogu.
SaaS czy system na własnej infrastrukturze?
Ten wybór dotyczy przede wszystkim odpowiedzialności za działanie oprogramowania.
SaaS oznacza korzystanie z aplikacji jako usługi. Taki model warto rozważyć, gdy chcesz powierzyć dostawcy obsługę techniczną objętą umową i skupić zespół na katalogu. Sprawdź zakres aktualizacji, kopii zapasowych, wsparcia i dostępnych rozszerzeń. Po stronie firmy nadal pozostają zadania związane między innymi z użytkownikami, uprawnieniami i konfiguracją.
Utrzymanie na własnej infrastrukturze lub u wybranego partnera daje większy wpływ na środowisko techniczne. Może być uzasadnione, gdy masz konkretne wymagania dotyczące infrastruktury i zapewniony zespół do jej obsługi. W kalkulacji uwzględnij aktualizacje, monitoring, kopie zapasowe i odtwarzanie działania po awarii.
Osobną kwestią jest licencja. Open source określa zasady dostępu do kodu, jego modyfikowania i rozpowszechniania. Nie przesądza o tym, gdzie aplikacja działa ani kto ją utrzymuje. Wynika to z definicji Open Source Initiative. Rozwiązanie open source może być także oferowane jako zarządzana usługa.
Wybieraj więc na dwóch poziomach: jakie prawa i ograniczenia daje licencja oraz kto będzie odpowiadał za codzienne działanie systemu. Brak opłaty licencyjnej nie usuwa kosztów utrzymania.
Czy PIM pasuje do obecnych systemów i planów rozwoju?
Możliwość integracji oceń z osobą odpowiedzialną za ERP, sklep lub pozostałe narzędzia. Potrzebujesz potwierdzenia, że da się wymieniać właściwe dane w wymaganym zakresie i czasie.
Gotowy konektor może ograniczyć zakres prac, ale trzeba sprawdzić jego zgodność z wersją oprogramowania, dodatkowymi polami i kierunkiem wymiany. Dostępne API daje możliwość budowania połączeń; samo w sobie nie oznacza gotowej integracji.
Ustal również, kto odpowiada za całość, jeśli poszczególne elementy dostarczają różne firmy. W razie problemu potrzebujesz jasnej ścieżki zgłoszenia i diagnozy.
Przy ocenie rozwoju uwzględnij plany, które mają uzasadnienie biznesowe: nową kategorię produktów, kolejny rynek lub większą liczbę odbiorców. Sprawdź, jak wpłyną na możliwości systemu i cenę.
Zapytaj też, co dostawca rozumie przez limit produktów. Warianty, rekordy nadrzędne czy produkty archiwalne mogą być rozliczane według zasad konkretnej oferty. Pojemność katalogu, wydajność jego obsługi i limit w cenniku należy ocenić osobno.
Porównuj koszt uzyskania potrzebnego efektu
Do porównania ofert przyjmij ten sam zakres: liczbę użytkowników, produktów, języków, kanałów i integracji. Wybierz również wspólny okres kalkulacji, na przykład trzy lata.
Całkowity koszt powinien uwzględniać:
- opłaty za oprogramowanie i dodatkowe moduły;
- uruchomienie, konfigurację i migrację;
- integracje oraz ich późniejsze utrzymanie;
- czas własnego zespołu, szkolenia i administrację;
- wsparcie, infrastrukturę oraz przewidywane zmiany.
Poproś o policzenie dwóch wariantów: obecnych potrzeb i realistycznego rozwoju firmy. Dzięki temu zobaczysz, co stanie się z ceną po dodaniu użytkowników, nowego kanału czy większej liczby produktów.
Niższy abonament może być korzystny, jeśli obejmuje potrzebny zakres. Przy dużej liczbie dodatkowych prac o wyniku zdecyduje jednak pełna kalkulacja. Analogicznie, wyższa cena ma uzasadnienie wtedy, gdy kupowane możliwości przynoszą wartość Twojemu zespołowi.
Składniki takiego budżetu opisujemy również na stronie ceny systemu PIM i kosztu wdrożenia.
Oceń dostawcę i warunki dalszej współpracy
Wybierasz produkt oraz sposób jego obsługi po zakupie. Ustal, kto będzie odpowiadał za wdrożenie, wsparcie, integracje i rozwój. Może to być jedna firma albo kilku partnerów.
Poproś o przykład rozwiązania problemu podobnego do Twojego. Podobieństwo procesu ma znaczenie: obsługa częstych aktualizacji z wielu źródeł może powiedzieć więcej niż wdrożenie w tej samej branży, ale przy zupełnie innym katalogu.
Oceń też dokumentację, sposób prezentowania ograniczeń oraz precyzję odpowiedzi. Przydatna odpowiedź określa warunki, zakres i koszt. Pozwala podjąć decyzję nawet wtedy, gdy dana możliwość jest niedostępna.
Sprawdź godziny wsparcia, zasady zgłaszania awarii i różnicę między czasem reakcji a czasem przywrócenia działania. Jeśli korzystasz z dodatkowych rozszerzeń, ustal ich obsługę przy aktualizacjach.
Przed zakupem zapytaj również o możliwość wyeksportowania danych i plików oraz warunki zakończenia współpracy. Dostęp do kodu, dostęp do danych i możliwość przekazania utrzymania innej firmie to odrębne kwestie.
Jak zawęzić oferty i podjąć decyzję?
Zacznij od wymagań, których brak wyklucza zakup. Może to być obsługa określonych wariantów, potrzebnej integracji, wymaganych uprawnień albo zmieszczenie się w budżecie. Ustal je przed prezentacjami.
Następnie wybierz krótką listę, na przykład dwóch lub trzech rozwiązań. Dla każdego poproś o ten sam zakres informacji i pokaz najważniejszych zadań. Test na własnych danych potraktuj jako potwierdzenie dopasowania. Na tym etapie wystarczy skupić się na sytuacjach, które mogą zmienić decyzję zakupową.
Dla każdej oferty zapisz:
| Obszar oceny | Co powinno być jasne przed decyzją |
|---|---|
| Wymagania niezbędne | Czy są spełnione w oferowanym zakresie i czym to potwierdzono? |
| Codzienna praca | Jak przyszli użytkownicy oceniają wykonanie najczęstszych zadań? |
| Dopasowanie i integracje | Jakich dodatkowych prac potrzeba, kto je wykona i utrzyma? |
| Koszt obecny i przyszły | Ile wyniesie cały uzgodniony zakres oraz planowany rozwój? |
| Współpraca | Jak działa wsparcie i jakie pozostają ograniczenia lub zależności? |
Możesz nadać kryteriom wagi, ale najpierw sprawdź warunki niezbędne. Wysoka ocena wygody nie zrównoważy braku integracji, bez której firma nie może pracować. Nieweryfikowanej deklaracji nie oznaczaj jako spełnionego wymagania.
Wyobraźmy sobie hipotetyczną hurtownię, której głównym problemem są pliki od dostawców i różne formaty dla odbiorców B2B. Dla niej powtarzalne aktualizacje i elastyczny eksport mogą przeważyć nad rozbudowaną akceptacją treści. W firmie, w której opisy przechodzą przez kilka działów, kolejność priorytetów będzie inna.
Ostateczną decyzję powinno dać się uzasadnić konkretnie: wybrany system spełnia wymagania konieczne, ułatwia najczęstsze zadania, ma znany koszt i pozostawia ograniczenia, które firma świadomie akceptuje.
Czy Harmon PIM pasuje do Twojej firmy?
Jeśli szukasz systemu do porządkowania danych od dostawców i przygotowywania katalogu dla różnych odbiorców, możesz uwzględnić Harmon PIM w swojej ocenie.
Podczas pierwszej krótkiej rozmowy opowiedz o katalogu, obecnych trudnościach i planach rozwoju. Na tej podstawie można ustalić zakres dalszej prezentacji i sprawdzić dopasowanie do najważniejszych potrzeb.