Przygotowanie do wdrożenia PIM zacznij od ustalenia, skąd pochodzą informacje o produktach, kto odpowiada za ich poprawność i w jakiej postaci mają trafiać do odbiorców. Następnie zbierz reprezentatywną próbkę katalogu i opisz zadania, które zespół będzie wykonywał w systemie.
Dzięki temu łatwiej określisz zakres projektu, podzielisz odpowiedzialności i sprawdzisz efekt wdrożenia. Zanim rozpoczną się właściwe prace, powinno być jasne, które dane przenosisz, jakie procesy chcesz uporządkować oraz po czym poznasz, że system jest gotowy do codziennego użytku.
Zacznij od pracy, którą chcesz usprawnić
Przyjrzyj się kilku ostatnim aktualizacjom katalogu. Gdzie zespół stracił najwięcej czasu? Co trzeba było poprawiać? Które informacje dotarły do sklepu lub kontrahenta z opóźnieniem?
Sformułowanie „potrzebujemy importu danych” niewiele mówi o rzeczywistym zadaniu. Znacznie więcej wyjaśnia taki opis:
„Otrzymujemy pliki od kilku dostawców. Każdy inaczej nazywa parametry, a część produktów występuje w kilku źródłach. Chcemy aktualizować dane techniczne, zachowując opisy przygotowane przez marketing”.
Z tego opisu wynikają konkretne rzeczy do ustalenia: przypisywanie kolumn do pól, rozpoznawanie produktów, pierwszeństwo źródeł oraz zasady nadpisywania wartości. Każdą z nich można później sprawdzić na przykładzie.
Wymagania podziel na niezbędne do uruchomienia, potrzebne w kolejnym etapie oraz opcjonalne. Przy każdym zapisz, kto będzie korzystał z danej funkcji i po czym pozna, że zadanie zostało wykonane poprawnie.
Ustal też granice projektu. Które informacje będą utrzymywane w PIM, a które pozostaną w ERP, sklepie lub innym narzędziu? Ten temat rozwijamy w artykule PIM a ERP: kiedy dystrybutor potrzebuje obu systemów?.
Wyznacz osoby odpowiedzialne za dane i decyzje
Przed rozpoczęciem konfiguracji wskaż osobę, która rozstrzygnie pytania o strukturę katalogu i sposób pracy z danymi. Zespół wdrożeniowy będzie potrzebował odpowiedzi między innymi na to, które parametry są obowiązkowe, jak rozpoznawać warianty i czy informacje od dostawcy mogą zastępować wartości wpisane ręcznie.
W przygotowania zaangażuj osoby pracujące z katalogiem oraz kogoś odpowiedzialnego za integracje. Ustal, kto zatwierdzi model danych, kto sprawdzi migrację, a kto zaakceptuje wynik w sklepie lub pliku dla kontrahenta. W mniejszej firmie kilka tych ról może pełnić jedna osoba.
Zarezerwuj czas na te zadania. W harmonogramie powinno znaleźć się miejsce na przegląd danych, odpowiedzi na pytania wykonawcy, testy i szkolenia. Bez takiego ustalenia nawet drobna decyzja o nazwie lub znaczeniu pola może zatrzymać dalsze prace.
Przygotuj próbkę, która pokazuje Twój katalog
Do pierwszych warsztatów wybierz produkty reprezentujące różne sytuacje w firmie. Losowo wybrany fragment katalogu może pominąć właśnie te przypadki, z którymi najtrudniej pracować.
W próbce uwzględnij:
- Produkty typowe, które stanowią podstawę codziennej pracy.
- Warianty i powiązania, na przykład jeden model w kilku rozmiarach, z osobnymi zdjęciami i numerami katalogowymi.
- Dane wymagające uporządkowania, takie jak różne jednostki, puste pola, niespójne nazwy kolorów czy opisy ze znacznikami HTML.
- Zdjęcia i dokumenty, również te o nazwach, których nie da się łatwo połączyć z numerem produktu.
- Różnice między odbiorcami, na przykład inne wymagane parametry dla sklepu, partnera B2B i zagranicznego rynku.
Nie ma potrzeby ustalania próbki jako stałego procentu całego asortymentu. Jej wielkość powinna pozwolić sprawdzić istotne przypadki. Badanie wydajności dużego katalogu zaplanuj osobno.
Dołącz także wzór pliku, który dziś przekazujesz odbiorcy. Dzięki temu będzie można zaprojektować obie strony procesu: przyjęcie informacji i przygotowanie ich do dalszego wykorzystania.
Nie musisz przed pierwszym spotkaniem porządkować całego katalogu. Zachowaj oryginalne pliki i wskaż znane problemy. Podczas analizy ustalicie, które poprawki wykonać u źródła, które przy imporcie i kto będzie za nie odpowiadał.
Opisz cały obieg danych, łącznie z kolejną aktualizacją
Załadowanie pliku jest początkiem procesu. Później ktoś uzupełni opis, przypisze zdjęcie, zatwierdzi produkt i przekaże go do sprzedaży. Następnego dnia może przyjść nowy plik od dostawcy.
Właśnie taki cykl warto opisać przed wdrożeniem, a następnie odtworzyć w środowisku testowym.
Import: co system ma zrobić z niejednoznaczną informacją?
Ustal, jak będzie rozpoznawany produkt. Czy wystarczy wewnętrzny numer SKU? Jak zostanie powiązany z numerem dostawcy? Co ma się stać, gdy w dwóch plikach wystąpi ten sam identyfikator, ale będzie oznaczał różne towary?
Do scenariusza testowego dodaj kilka kontrolowanych błędów: tekst w polu liczbowym, nieznaną jednostkę, brak wymaganego identyfikatora. Później sprawdzisz, czy komunikat wskazuje konkretny produkt i sposób poprawy.
Zatrzymanie importu może być uzasadnione, jeżeli dane muszą zostać przyjęte jako spójna całość. W innym procesie lepsze będzie przyjęcie poprawnych pozycji i odrzucenie pozostałych. Ustal oczekiwane zachowanie przed konfiguracją.
Ponowny import: jak zachować pracę zespołu?
Rozważmy hipotetyczny przykład. Dostawca przesyła wymiary i podstawowy opis lampy. Marketing poprawia opis, dodaje zdjęcie aranżacyjne i przygotowuje wersję dla sklepu. Tydzień później przychodzi aktualizacja wymiarów, ale w pliku nadal znajduje się stary tekst.
Oczekiwany wynik trzeba ustalić wcześniej: wymiary mają się zaktualizować, a zaakceptowany opis i zdjęcie pozostać bez zmian.
Określ przy okazji znaczenie pustego pola. Czy oznacza „usuń dotychczasową wartość”, czy „nie aktualizuj tego atrybutu”? Zaplanuj też sprawdzenie ponownego przesłania tego samego pliku. Nie powinno tworzyć niezamierzonych duplikatów.
Takie ustalenia pomagają przygotować aktualizację, która zachowa wcześniejszą pracę zespołu.
Eksport: jakie dane mają otrzymać poszczególni odbiorcy?
Przygotuj dwa zestawy wymagań, na przykład dla sklepu i kontrahenta B2B. Mogą różnić się nazwami pól, długością opisu, jednostkami lub obowiązkowymi dokumentami.
Zapisz również sposób postępowania z produktami, którym brakuje danych. Czy mają zostać pominięte, trafić do poprawy, czy zostać wysłane z ograniczonym zakresem informacji?
Podczas testów sprawdź wygenerowane pliki, powiązania zdjęć i zgodność z wymaganiami odbiorców. Jeżeli zakres wdrożenia obejmuje integrację, zweryfikuj także odbiór informacji w systemie docelowym. Sam komunikat „eksport zakończony” nie potwierdza jeszcze, że produkt został poprawnie przyjęty i może być opublikowany.
Przygotuj sposób pracy zespołu
Ustal, kto tworzy produkt, kto uzupełnia informacje i kto zatwierdza je do publikacji. Osoba przygotowująca treść może potrzebować innych uprawnień niż osoba odpowiedzialna za jej akceptację.
Opisz także zadania wykonywane regularnie: wyszukiwanie produktów bez zdjęcia, uzupełnianie parametrów, zmiany zbiorcze czy przygotowanie grupy produktów dla nowego odbiorcy. Te czynności powinny później znaleźć się w testach i szkoleniu.
Gdy środowisko będzie gotowe, poproś przyszłego użytkownika o samodzielne wykonanie kilku zadań po krótkim wprowadzeniu. Obserwuj, w których miejscach potrzebuje pomocy. Czy rozumie komunikaty? Wie, których produktów dotyczy zmiana zbiorcza? Potrafi sprawdzić jej wynik?
Ustal sposób naprawiania błędnych edycji. Rejestrowanie zmian i możliwość ich cofnięcia to dwie osobne funkcje, dlatego sprawdź obie w zakresie potrzebnym zespołowi.
Podobnie potraktuj wskaźnik kompletności. Wynik 100% ma znaczenie dopiero wtedy, gdy wiadomo, jakie pola obejmuje i dla którego odbiorcy jest liczony. Wypełnienie pola nie potwierdza jeszcze poprawności jego zawartości.
Jeśli wdrożenie obejmuje funkcje AI, określ, na jakich danych mają powstawać opisy, jak oznaczać braki informacji i kto zatwierdzi wynik. Przy generowaniu tekstu nie powinny pojawiać się parametry techniczne, których nie ma w materiale źródłowym.
Ustal zakres integracji i oczekiwaną wydajność
Przed rozpoczęciem prac nad połączeniem PIM z ERP lub sklepem przygotuj opis wymiany danych. Dla każdej integracji ustal:
- jakie dane będą przesyłane i w którym kierunku;
- który system rozstrzyga o wartości danego pola;
- kiedy odbywa się aktualizacja;
- co dzieje się po błędzie lub przerwie w połączeniu;
- kto utrzymuje integrację po zmianie wersji jednego z systemów.
Nawet gotowy konektor wymaga sprawdzenia pod kątem wersji oprogramowania, dodatkowych pól i sposobu pracy firmy. Integracja dedykowana może być uzasadnionym rozwiązaniem, jeśli jej zakres, koszt i utrzymanie są jasno określone.
Oczekiwania dotyczące wydajności oprzyj na własnym obciążeniu: wielkości katalogu, liczbie zmienianych produktów, zdjęć, użytkowników i wymaganym czasie aktualizacji. Krótki test na małej próbce nie potwierdza działania przy pełnej skali.
Test obciążeniowy uzgodnij z wykonawcą na przeznaczonym do tego środowisku. Mierz czas zakończenia całego zadania oraz błędy i ponowienia. Wynik powinien odpowiadać na praktyczne pytanie, na przykład: czy nocna aktualizacja zdąży dotrzeć do odbiorców przed rozpoczęciem pracy?
Więcej o ustalaniu przepływu informacji znajdziesz na stronie dotyczącej integracji PIM z ERP.
Zaplanuj budżet wdrożenia i późniejszej obsługi
Cena licencji lub abonamentu jest jednym ze składników budżetu. Uwzględnij również przygotowanie danych, konfigurację, integracje i późniejszą obsługę.
Poproś o zestawienie kosztów dla uzgodnionego zakresu oraz okresu, na przykład trzech lat. To założenie do kalkulacji, które możesz dopasować do planów firmy.
| Składnik kosztu | Co ustalić przed rozpoczęciem prac |
|---|---|
| Licencja lub abonament | Jakie limity obejmuje cena i co ją zmienia: produkty, użytkownicy, języki, pliki, API? |
| Przygotowanie i migracja danych | Kto porządkuje źródła, usuwa duplikaty i sprawdza wynik przeniesienia? |
| Konfiguracja i integracje | Co obejmuje wycena, a które elementy wymagają osobnych prac? |
| Praca zespołu | Ile czasu trzeba przeznaczyć na decyzje dotyczące danych, testy i szkolenia? |
| Utrzymanie i rozwój | Kto płaci za aktualizacje, wsparcie, hosting i dostosowanie integracji? |
Przy każdym ważnym wymaganiu określ sposób realizacji: dostępne w wybranym pakiecie, do skonfigurowania, przez dodatkowy moduł, przez prace dedykowane lub dopiero planowane.
Sformułowanie „system to obsłuży” powinno prowadzić do konkretnego zakresu, kosztu i terminu. Funkcji zapowiedzianej na przyszłość nie traktuj jako dostępnej przy uruchomieniu.
W modelu na własnej infrastrukturze uwzględnij administrację, kopie zapasowe i aktualizacje. Przy usłudze chmurowej sprawdź zakres tych obowiązków po stronie dostawcy. Składniki budżetu Harmon opisujemy na stronie ceny systemu PIM i kosztu wdrożenia.
Uzgodnij wsparcie i zasady dostępu do danych
Przed uruchomieniem ustal sposób zgłaszania problemów i godziny działania wsparcia. Rozróżnij czas reakcji od czasu przywrócenia działania usługi. Sprawdź, jak dostawca klasyfikuje awarie i które zobowiązania obejmuje wybrany wariant współpracy.
Zapytaj też o kopie zapasowe, sprawdzanie możliwości odtworzenia danych oraz testowanie aktualizacji, szczególnie gdy wdrożenie zawiera dodatkowe rozszerzenia.
Uzgodnij również możliwość eksportu danych na potrzeby przyszłej migracji. Sprawdź, czy możesz otrzymać produkty, atrybuty, relacje, tłumaczenia i pliki w uzgodnionym formacie. Określ ewentualne koszty oraz zasady dostępu do danych po zakończeniu współpracy.
Przygotuj scenariusz warsztatu i kryteria odbioru
Na warsztat poświęcony próbce katalogu możesz przeznaczyć około 90 minut, po wcześniejszym uzgodnieniu zakresu i przygotowania środowiska. Poniższy plan jest propozycją do dopasowania do Twoich danych. Może posłużyć do weryfikacji założeń przed wdrożeniem, a później stać się podstawą części testów odbiorowych.
| Etap | Zadanie | Co powinno zostać po teście |
|---|---|---|
| Import i błędy, 15 minut | Wczytanie próbki z celowo dodanymi problemami | Raport wskazujący przyjęte i odrzucone dane |
| Struktura katalogu, 15 minut | Utworzenie wariantów i zmiana wspólnego atrybutu | Potwierdzenie, które wartości są wspólne, a które odrębne |
| Praca zespołu, 20 minut | Edycja zbiorcza, przypisanie plików i akceptacja | Sprawdzony wynik zmian oraz podział uprawnień |
| Kolejna aktualizacja, 20 minut | Ponowny import po ręcznej poprawie opisu | Aktualne parametry i zachowana treść zgodnie z ustaloną regułą |
| Eksport, 20 minut | Przygotowanie danych dla dwóch odbiorców | Pliki zgodne z uzgodnionymi wymaganiami |
Po spotkaniu zbierz wyniki w jednym dokumencie. Przy każdym wymaganiu zapisz: sprawdzone i spełnione, spełnione pod określonym warunkiem, niespełnione albo niezweryfikowane. Do warunków dopisz koszt, odpowiedzialną osobę i termin potwierdzenia.
Na tej podstawie ustal zakres pierwszego uruchomienia. Możesz zacząć od wybranej grupy produktów i jednego kanału, jeśli taki etap pozwoli przejść przez cały potrzebny proces. Określ, kto zatwierdzi rezultat i jakie problemy muszą zostać rozwiązane przed rozszerzeniem zakresu.
Przed migracją produkcyjną ustal także termin przeniesienia danych, sposób uwzględnienia zmian powstałych w trakcie migracji oraz plan postępowania, gdy kontrola wyniku wykaże błędy. Warsztat na próbce pomoże przygotować te decyzje, ale nie zastąpi sprawdzenia pełnego zakresu wdrożenia.
Przygotuj pierwszy krok z Harmon PIM
Rozmowę o wdrożeniu Harmon PIM możesz zacząć od przykładowego pliku dostawcy, oczekiwanego pliku dla odbiorcy oraz kilku produktów, które sprawiają zespołowi najwięcej trudności.
Podczas pierwszej krótkiej rozmowy omówimy, skąd otrzymujesz dane, kto je uzupełnia i komu je przekazujesz. Będzie to punkt wyjścia do ustalenia zakresu prezentacji na Twoich danych i dalszych przygotowań.